Статья 22.1 ТК РФ «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Разрабатывают документацию назначенные работодателем ответственные лица. Например, инструкции по охране труда разрабатывают непосредственные руководители работников, а положения о процедурах — специалист по охране труда. Согласовывают документы профсоюз и уполномоченный по охране труда. В некоторых случаях специалист по охране труда также согласовывает документы, например, это касается инструкций по охране труда. Утверждают ЛНА руководитель организации или специальные комиссии.
Если работодатель принял решение вести электронный документооборот по охране труда, то необходимо издать приказ и назначить ответственных лиц, а также утвердить порядок ведения ЭДО. В приказе пропишите информацию о системе ЭДО, которую планируете использовать, доступа к ней, список документов по охране труда, которые будете вести в электронном виде.
Если сотрудника приняли на работу после 31 декабря 2021 года, то согласие не требуется. Это указано в ч. 7 статьи 22.2 ТК РФ.